Consenso alla newsletter secondo la LPD svizzera: documentazione della prova

Perché la documentazione del consenso è decisiva

Per la pubblicità di massa via e-mail a fini commerciali, l’art. 3 della Legge federale contro la concorrenza sleale (LCSI) richiede in linea di principio un consenso preventivo ed esplicito. Il consenso è valido soltanto se espresso liberamente e dopo un’adeguata informazione; l’interessato deve sapere che il suo indirizzo e-mail verrà utilizzato per scopi pubblicitari.

Esiste un’eccezione per i clienti esistenti: dopo una vendita effettiva o la prestazione di un servizio, l’azienda può inviare pubblicità per proprie offerte simili. La semplice apertura di un conto online non è sufficiente. Le aziende devono garantire la prova del consenso.

Cosa deve essere documentato esattamente

Una prova deve mostrare quando e attraverso quale azione la persona ha dato il proprio consenso. Un modello tabellare può contenere una riga per ogni registrazione con i seguenti campi: indirizzo e-mail | data e ora della registrazione | indirizzo IP | testo del consenso | azione di opt-in, ad esempio la spunta di una casella vuota | conferma double-opt-in, ad esempio il clic sul link di conferma.

Il Commissario federale alla protezione dei dati e alla trasparenza (IFPDT) indica per il consenso la seguente dicitura: «Acconsento all’utilizzo dei miei dati a fini pubblicitari». La casella di spunta non deve essere preselezionata; l’accettazione delle condizioni generali di contratto non è sufficiente. Il consenso deve poter essere revocato in qualsiasi momento.

Double‑Opt‑In come procedura consolidata

La Legge federale sulla protezione dei dati (LPD) non prescrive espressamente il double-opt-in; questa procedura è tuttavia considerata best practice per dimostrare il consenso. Dopo la registrazione, l’interessato riceve un’e-mail di conferma e clicca su un link.

Impostate una casella di spunta vuota con il testo del consenso e salvate il record relativo alla registrazione iniziale. Inviate quindi l’e-mail di conferma e registrate la conferma tramite il clic sul link. Conservate sia il record di registrazione sia la conferma.

Per quanto tempo conservare la documentazione del consenso

L’art. 6 cpv. 4 della nuova LPD impone di distruggere o anonimizzare i dati personali non appena non sono più necessari per lo scopo del trattamento.

Finché la newsletter viene inviata attivamente, la prova del consenso rimane rilevante per l’invio. Dopo la disiscrizione, l’invio deve cessare; cancellate l’indirizzo non appena non è più necessario a tale scopo. Potete conservare le prove del consenso finché sono necessarie, ad esempio, per chiarire reclami o far valere pretese.

Basi legali rilevanti e termini di conservazione

Ulteriori obblighi e rischi in caso di violazioni

Ogni e-mail pubblicitaria deve indicare l’identità del mittente e offrire una possibilità semplice e gratuita di opposizione, solitamente un link per la disiscrizione. L’IFPDT esamina i presupposti per la pubblicità via e-mail e sottolinea che il consenso deve essere espresso liberamente e dopo un’adeguata informazione.

Le e-mail inviate in massa che, senza un previo opt-in, chiedono di confermare un’intera lista sono spesso considerate pubblicità illecita. Le violazioni della LCSI possono comportare in Svizzera sanzioni civili o penali; per la pubblicità all’estero si rischiano diffide. In caso di violazione della LCSI, è possibile presentare un reclamo alla Segreteria di Stato dell’economia (SECO).